Gesundheit vom Chef
Umlage - Refinanzierung für Unternehmen bis 30 MitarbeiterInnen
Arbeitgeber sind per Gesetz dazu verpflichtet an den sog. Umlageverfahren – durchgeführt von den Gesetzlichen Krankenkassen – teilzunehmen. Dabei sind verschiedene “Spielregeln” einzuhalten:
KRANKHEIT
Beitragssätze
0,9% - 3,9%
Leistungssätze
40% - 80%
Einfluss auf Lohnkosten
HOCH
EINSPAR
POTENTIAL
HOCH
MUTTERSCHAFT
Beitragssätze
0,19% - 0,7%
Leistungssätze
100% (120%)
Einfluss auf Lohnkosten
MITTEL
EINSPAR
POTENTIAL
MITTEL
INSOLVENZ
Beitragssätze
0,06%
über Bundesagentur für Arbeit
Einfluss auf Lohnkosten
GERING
EINSPAR
POTENTIAL
GERING
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KRANKHEIT
Die Umlage U1 in Deutschland ist ein finanzieller Pflichtbeitrag bestimmter Arbeitgeber zur solidarischen Finanzierung eines Ausgleichs für die Arbeitgeberaufwendungen im Falle der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall an Arbeitnehmer. An dem Umlageverfahren nehmen diejenigen Arbeitgeber teil, die in der Regel nicht mehr als 30 anrechenbare Personen beschäftigen. Haben die teilnehmenden Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Entgeltfortzahlung bei Krankheit zu leisten, erstatten ihnen die Krankenkassen auf Antrag aus der Umlage zwischen 40 % und 80 % der Aufwendungen. Die Höhe des Erstattungssatzes richtet sich nach dem vom Arbeitgeber gewählten Prämiensatz der jeweiligen Krankenkasse. Es handelt sich also um eine Entgeltfortzahlungsversicherung für kleinere Arbeitgeber.
Durch dieses im Aufwendungsausgleichsgesetz geregelte so genannte U1-Verfahren soll verhindert werden, dass kleinere Arbeitgeber durch die Erfüllung der Entgeltfortzahlungsansprüche ihrer Arbeitnehmer finanziell überlastet werden.
Bei teilnehmenden Arbeitgebern gilt das Verfahren für alle Arbeitnehmer, auch für Lehrlinge und privat versicherte Arbeitnehmer.
Leistungen an den teilnehmenden Arbeitgeber
Im Fall der Krankheit eines Arbeitnehmers kann sich der Betrieb von der Umlagekasse grundsätzlich bis zu 80 % des nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz fortzuzahlenden Entgeltes und bis zu 80 % der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile erstatten lassen (§ 1 AAG). Allerdings kann die zuständige Krankenkasse diese gesetzlich festgelegte Erstattungshöhe durch Satzungsbestimmungen beschränken (§ 9 Abs. 2 AAG). Häufig anzutreffende Satzungsbestimmungen dieser Art sind:
-
Die Festlegung eines niedrigeren Erstattungssatzes,
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Die Beschränkung der erstattungsfähigen Entgeltfortzahlung auf die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (vor dem Hintergrund, dass die Entgelte auch nur bis zu dieser Beitragsbemessungsgrenze zur Berechnung der Umlagebeiträge herangezogen werden), und
-
Die Bestimmung, dass mit dem aus der Entgeltfortzahlung errechneten Erstattungsbetrag die Arbeitgeberanteile abgegolten sind.
-
Die Höhe des Umlagesatzes (ermäßigt, normal oder erhöht)
Die Opportunitätskosten für den Wegfall der Arbeitsleistung werden nicht berücksichtigt.
Teilnahmepflicht
Am Umlageverfahren müssen Arbeitgeber teilnehmen, die in der Regel – ausschließlich der zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten – nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Gemäß § 3 Abs. 1 Satz 5 AAG werden schwerbehinderte Menschen im Sinne des SGB IX nicht mitgezählt. Arbeitnehmer, die nicht vollzeitbeschäftigt sind, werden nach § 3 Abs. 1 Satz 6 AAG wie folgt berücksichtigt:
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als 0,25 Arbeitnehmer bei einer wöchentlichen Arbeitszeit nicht mehr als 10 Stunden,
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als 0,50 Arbeitnehmer bei einer wöchentlichen Arbeitszeit nicht mehr als 20 Stunden,
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als 0,75 Arbeitnehmer bei einer wöchentlichen Arbeitszeit nicht mehr als 30 Stunden.
Beschäftigt ein Unternehmen beispielsweise einen Arbeitnehmer mit 5 Wochenstunden und einen Arbeitnehmer mit 25 Wochenstunden, handelt es sich im Sinne dieser Vorschrift um 1,0 Arbeitnehmer. Dass beide Arbeitnehmer zusammen nur 30 Wochenstunden (und also 75 % einer Vollzeitbeschäftigung) leisten, bleibt genauso außer Betracht wie die Tatsache, dass zwei Personen im Unternehmen tätig sind.
Ein Arbeitgeber, der im vergangenen Jahr für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat (als Berechnungsgrundlage gilt hier der jeweils 1. des Monats) muss für das gesamte laufende Jahr am Ausgleichsverfahren teilnehmen. Sollte der Betrieb erst im Vorjahr gegründet und während des überwiegenden Teils der Kalendermonate die Arbeitnehmerzahl von 30 nicht überschritten worden sein, besteht Ausgleichsberechtigung.
Beitragsbemessung
Die Beiträge werden jeweils in einem Prozentsatz des rentenversicherungspflichtigen Entgelts (Umlagesatz) festgesetzt und sind vom Arbeitgeber alleine zu tragen. Bei rentenversicherungsfreien oder von der Rentenversicherungspflicht befreiten Arbeitnehmern ist das Arbeitsentgelt maßgebend, nach dem die Rentenversicherungsbeiträge im Falle des Bestehens von Rentenversicherungspflicht zu berechnen wären. Einmalzahlungen werden bei der Berechnung der Umlage nicht berücksichtigt, da diese auch bei der Erstattung nicht angerechnet werden. Die Beiträge werden mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen nachgewiesen und mit ihnen auch fällig. Gültig ist weiterhin die Beitragsbemessungsgrenze zur allgemeinen Rentenversicherung.
Die Höhe der Umlagesätze werden von den Krankenkassen jährlich in ihren Satzungen festgelegt, diese betragen beispielsweise bei den großen Kassen (mit über jeweils einer Million Versicherte) 2019 (2018) zwischen 0,9 % (0,9 %) und 4,1 % (3,9 %) in Abhängigkeit vom Erstattungssatz von 50 % bis 80 %. Die Erstattungssätze liegen 2019 zwischen 40 % und 80 %.
MUTTERSCHAFT
Das Mutterschaftsgeld ist eine Entgeltersatzleistung für erwerbstätige Frauen während der Zeit der gesetzlichen Schutzfristen vor und nach der Entbindung.
Nach § 24i SGB V erhalten weibliche Mitglieder in der gesetzlichen Krankenversicherung (keine Familienversicherten) in den letzten sechs Wochen vor der Entbindung und bis zum Ablauf von acht Wochen, bei Früh- und Mehrlingsgeburten bis zum Ablauf von zwölf Wochen nach der Entbindung Mutterschaftsgeld. Hierbei spielt keine Rolle, ob sie pflichtversichert oder freiwillig versichert sind.
Voraussetzungen
Die Schwangere muss
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bei Beginn der Schutzfrist Mitglied der gesetzlichen Krankenversicherung sein und
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mit Anspruch auf Krankengeld versichert sein (§ 24i Abs. 1 Satz 1, 1. Alt. SGB V), oder
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das Mitglied steht in einem Arbeitsverhältnis, ihm wird jedoch wegen der Mutterschutzfristen kein Arbeitsentgelt gezahlt (§ 24i Abs. 1 Satz 1, 2. Alt. SGB V). Hierzu zählen Studentinnen, Rentenbezieher und freiwillig Versicherte, die versicherungsfrei beschäftigt sind.
-
Nicht berufstätige Frauen erhalten kein Mutterschaftsgeld.
Leistung
Derzeit gewähren die gesetzlichen Krankenkassen maximal 13 € pro Kalendertag. Der Antrag für Mutterschaftsgeld kann erst mit der Bescheinigung eines Arztes oder Hebamme über den voraussichtlichen Geburtstermin bei der Krankenkasse gestellt werden. Die Bescheinigung darf nicht nach der Entbindung ausgestellt sein.
Frauen, die familien- oder privatversichert sind oder über die Bundesagentur für Arbeit bzw. das Sozialamt Berechtigungsscheine erhalten, und entweder
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zu Beginn der sechswöchigen Schutzfrist vor der Entbindung ein (auch geringfügigen) Arbeitsverhältnis (Heimarbeitsverhältnis) hatten oder haben oder während der Schutzfristen von einem Beamten- in ein Arbeitsverhältnis gewechselt sind, oder
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deren Arbeitsverhältnis während der Schwangerschaft oder der Schutzfrist nach der Entbindung vom Arbeitgeber mit Zustimmung der zuständigen Behörde aufgelöst wurde,
erhalten ein reduziertes Mutterschaftsgeld (max. 210 €) von der Mutterschaftsgeldstelle im Bundesamt für Soziale Sicherung.
Bei einer Beschäftigung im Rahmen eines Minijobs mit einem Verdienst von bis zu 450 € im Monat (entsprechend bis zu 13 € pro Kalendertag) trifft den Arbeitgeber auch eine Pflicht zur Lohnfortzahlung. Eine gewährte Lohnfortzahlung des Arbeitgebers wird diesem von der zuständigen Minijob-Zentrale erstattet, muss aber vorher ordnungsgemäß angezeigt werden
Bei befristeten Beschäftigungsverhältnissen, die während des Bezuges von Mutterschaftsgeld durch Fristablauf enden, entfällt der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses. In diesen Fällen ist das Mutterschaftsgeld neu zu berechnen. Gesetzlich krankenversicherte Mütter bekommen nach dem Ende des befristeten Arbeitsverhältnisses von der Krankenkasse Mutterschaftsgeld in Höhe des Krankengeldes. Private Krankenversicherungen zahlen in diesem Fall häufig kein Mutterschaftsgeld.
Die gesetzlichen Vorschriften finden sich in §§ 19 und 20 des Mutterschutzgesetz (MuSchG) sowie § 24i SGB V.
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Frauen, die Anspruch auf Mutterschaftsgeld haben, erhalten zusätzlich von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Der Arbeitgeberzuschuss soll zusammen mit dem Mutterschaftsgeld den Verdienstausfall ausgleichen, der wegen des Beschäftigungsverbots eintritt. Schwangere und Mütter eines Neugeborenen sollen vor wirtschaftlichen Nachteilen bewahrt werden, die andernfalls mit den Beschäftigungsverboten verbunden wären. Die Beschäftigungsverbote sollen zu keiner Verdienstminderung führen, damit jeder finanzielle Anreiz für die Arbeitnehmerin entfällt, die Arbeit zu ihrem und des Kindes Nachteil fortzusetzen. Rechtsgrundlage für den Zuschuss ist § 20 MuSchG.
Der Zuschuss wird gezahlt an Frauen, die
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in einem Arbeitsverhältnis stehen,
-
Anspruch auf Mutterschaftsgeld haben
Der Zuschuss berechnet sich aus der Differenz zwischen 13 Euro (dem Mutterschaftsgeld) und dem um die gesetzlichen Abzüge verminderten durchschnittlichen kalendertäglichen Arbeitsentgelt (Netto-Arbeitsentgelt). Grundlage für die Berechnung des durchschnittlichen Netto-Arbeitsentgelts sind grundsätzlich die letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor Beginn der Mutterschutzfrist. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, zum Beispiel Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld, wird dabei nicht berücksichtigt. Die Berechnung des Zuschusses ist Aufgabe des Arbeitgebers.
Gezahlt wird der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
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während der Zeit der Schutzfrist vor der Entbindung gemäß § 3 Absatz 1 MuSchG (= sechs Wochen vor dem Entbindungstermin),
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für den Tag der Entbindung sowie
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während der Zeit der Schutzfrist gemäß § 3 Absatz 2 MuSchG (= acht Wochen, bei Früh- und Mehrlingsgeburten zwölf Wochen nach der Entbindung. Hinzu kommt die nicht genommene Zeit aus der Schutzfrist falls die Entbindung vor dem errechneten Termin liegt.),
insgesamt also mindestens 14 Wochen, bei Früh- und Mehrlingsgeburten 18 Wochen und einen Tag.
Der Arbeitgeberzuschuss ist ebenso wie das Mutterschaftsgeld steuer- und sozialabgabenfrei, unterliegt aber dem steuerlichen Progressionsvorbehalt.
Den Arbeitgebern werden die ihnen entstandenen Kosten im Wege des so genannten U2-Verfahrens erstattet. Gesetzliche Regelungen zum Schutz von Arbeitnehmerinnen wie der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld dürfen sich nicht faktisch diskriminierend auswirken.
INSOLVENZ
Arbeitnehmer gehen nicht sofort leer aus, wenn der Arbeitgeber in die Insolvenz geht.
Vielmehr übernimmt die Agentur für Arbeit die Entgeltfortzahlung – dies geschieht dann unter der Bezeichnung „Insolvenzgeld“. Die Insolvenzumlage schafft dafür die nötige finanzielle Grundlage und ist seitens der Unternehmen monatlich zu zahlen.
Was ist die Insolvenzumlage?
Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Ersatz seines Arbeitsentgeltes, auch wenn der Arbeitgeber zahlungsunfähig sein sollte. Maßgeblich für den Anspruch sind dafür die letzten drei Monate, bevor das Insolvenzverfahren eröffnet wurde. Dies regelt § 165 SGB III. Durch das sogenannte Insolvenzgeld, was früher den Namen „Konkursausfallgeld“ trug, soll der Nettolohnanspruch ausgeglichen werden, der dem Arbeitnehmer durch die Insolvenz nicht gezahlt werden konnte.
Anspruch darauf haben in jedem Fall alle Beschäftigten, zu denen neben den regulär Angestellten auch die geringfügig Beschäftigten zählen. Für die Umlage U3 wird aber nur der Lohn bis zur Beitragsbemessungsgrenze berücksichtigt. Diese Grenze wiederum ist durch die gesetzliche Rentenversicherung festgelegt.
Für die U3 Umlage gelten auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld, sofern diese in den Zeitraum von drei Monaten bis zur Eröffnung des Insolvenzverfahrens fallen.
Da das Insolvenzgeld finanziert werden muss, führte der Gesetzgeber die Umlage U3 ein. Von der Einziehung der Umlage sind alle Arbeitgeber betroffen, die monatlich einen Betrag in Höhe von 0,09 Prozent (Satz für 2017) vom Bruttolohn an die Krankenkasse abführen müssen. Diese wiederum leitet den Beitrag an die Bundesagentur für Arbeit weiter. Diese übernimmt somit den Status eines Versicherungsträgers, Auszahlungsstellen der U3 Umlage sind die lokalen Arbeitsagenturen.
Das ausgezahlte Insolvenzgeld ist steuerfrei nach § 3 Nr. 2 EStG. Allerdings gilt hier der Progressionsvorbehalt, was wiederum bedeutet, dass zwar keine direkte Besteuerung vorgenommen wird. Dafür wird das Geld aber zu den anderen Einkünften gerechnet und muss im Rahmen der Steuererklärung angegeben und versteuert werden. Das Finanzamt erhebt die Steuern für Insolvenzgeld also im Nachhinein. Eventuell ergibt sich dadurch ein höherer Steuersatz, wenn alle Einkünfte des Betreffenden zusammengerechnet werden.
Welche Unternehmen müssen die Insolvenzumlage U3 zahlen?
Die Insolvenzgeldumlage U3 ist eine Pflichtabgabe, die alle Arbeitgeber entrichten müssen. Dafür ist nicht relevant, welchen Status die Beschäftigten haben. Das heißt, dass sowohl normal Angestellte mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag hier einbezogen werden als auch kurzfristig Beschäftigte oder Angestellte auf Basis eines Minijobs (450 Euro-Job). Wichtig ist nur die Tatsache, dass Löhne gezahlt werden und somit Beiträge zur Sozialversicherung zu entrichten sind. Allerdings gibt es folgende Ausnahmen von der Pflicht zur U3:
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Wenn Bund, Länder und Gemeinden als Arbeitgeber auftreten, sind sie nicht zur Zahlung der Umlage 3 verpflichtet.
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Da es für Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts keine Möglichkeit für ein Insolvenzverfahren gibt, sind diese Institutionen nicht umlagefähig. Sie brauchen keine Beiträge entrichten.
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Die öffentliche Hand sichert juristischen Personen die Zahlungsfähigkeit zu – eine Insolvenz ist für diese nicht möglich. Auch sie sind von der U3 Umlage ausgenommen.
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Beschäftigt ein privater Haushalt Angestellte, beispielsweise für die Betreuung der Kinder oder als Haushaltshilfe, ist die U3 nicht zu zahlen. Für Privathaushalte kommt die Insolvenz nicht infrage.
Grundsätzlich sind demnach alle Unternehmen zur Zahlung der Umlage 3 verpflichtet, sofern sie Angestellte beschäftigen und eine Zahlungsfähigkeit über die Insolvenz regeln könnten. Umgekehrt gilt, dass für alle die Arbeitgeber, für die die Insolvenz kein möglicher Weg ist, auch die U3 nicht relevant ist.
Wichtig ist in dem Zusammenhang ein Urteil des Bundessozialgerichts vom 23. Oktober 2014 (B 11 AL 6/14 R): Hier geht es um die Insolvenzgeldumlage für Wohnungseigentumsgemeinschaften. Auch wenn diese Hausmeister oder Reinigungskräfte beschäftigen, müssen sie keine Umlage zahlen. Begründet wurde dies im Urteil dadurch, dass eine Insolvenz über das Verwaltungsvermögen nicht möglich ist. Somit kann ein Beschäftigter auch keine Ansprüche an ein Insolvenzgeld haben.
Wie berechnet sich die Umlage U3?
Um die Insolvenzgeldumlage U3 zu berechnen, wird jährlich ein Prozentsatz festgelegt, der auf das Bruttoentgelt angerechnet wird. Der aktuelle Satz beträgt 0,06% (Stand 1.1.2020). Maßgeblich ist immer das Arbeitsentgelt, welches auch für die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung herangezogen wird.
Damit ist eine Deckelung nach der Beitragsbemessungsgrenze gegeben. Geht es um Arbeitnehmer, die von der Rentenversicherung befreit sind, so wird das Arbeitsentgelt als Basis genutzt, welches im Falle einer Versicherungspflicht auch für die Berechnung der Rentenbeiträge zugrunde gelegt werden würde.
Der Arbeitgeber muss die Beiträge zur U3 selbst zahlen und kann hier keine Zuschüsse beantragen. Die Krankenversicherung zieht die Beiträge zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen ein und leitet den Anteil für die U3 dann an die Bundesagentur für Arbeit weiter. Als Stichtag für die Zahlung gilt der drittletzte Banktag des jeweiligen Monats.
Die U3 für geringfügig Beschäftigte wird zusammen mit den pauschalen Abgaben an die Minijob-Zentrale geleitet, diese wiederum obliegt der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.
Für die Berechnung ist ein weiterer Punkt wichtig: Erfolgt diese nicht pünktlich, muss ein Säumniszuschlag gezahlt werden. Dieser beträgt ein Prozent der Zahlungssumme pro angefangenen Monat, der versäumt wurde.
Leistung durch die Umlage 3
Sollte der Fall eintreten und der Arbeitgeber muss seine Insolvenz anmelden, so muss dieser einen Antrag bei der Bundesagentur für Arbeit stellen. Beantragt wird dabei der Lohn, den die Arbeitnehmer normalerweise bekommen hätten, und zwar für eine Dauer von drei Monaten. Die Arbeitsagenturen zahlen die Beträge dann an die Arbeitnehmer aus, die sie aber später noch im Rahmen der Steuererklärung versteuern müssen.